Was macht eine Vorstandsassistenz?
Der Titel deckt zwei verschiedene Stellen ab, und die Unterscheidung entscheidet über den Inhalt. Die eine ist die klassische Assistenz im Vorstandsbüro mit Schwerpunkt auf Terminen, Reisen, Korrespondenz und Büroorganisation. Die andere, in der Versicherungswirtschaft häufiger so ausgeschriebene, ist eine Stabsstelle für Hochschulabsolventen oder erfahrene Fachkräfte, und um diese geht es hier. Sie arbeitet inhaltlich für ein Vorstandsmitglied oder das Gesamtgremium. Dazu gehört, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen vorzubereiten, also Beschlussvorlagen der Fachbereiche zu prüfen, auf Verständlichkeit und Vollständigkeit hin zu schärfen, Widersprüche zwischen Vorlagen aufzulösen, Tagesordnungen zu strukturieren und Ergebnisse zu protokollieren. Dazu kommen eigene Analysen und Entscheidungsvorlagen: Marktbeobachtungen, Auswertungen zu Bestand, Schadenverlauf, Kostenquote oder Vertriebsergebnis, Bewertungen von Vorschlägen aus den Bereichen, Aufbereitung von Kennzahlen für den Aufsichtsrat und die Aufsichtskorrespondenz. Ein dritter Teil sind Sonderaufgaben, die keinem Bereich zugeordnet sind: die Neuordnung eines Vertriebswegs, eine Beteiligung, ein Sanierungsprogramm, die Vorbereitung einer Strategieklausur. Schließlich wird nachgehalten, was beschlossen wurde, oft gegenüber Führungskräften, die hierarchisch weit über der eigenen Position stehen.
Wie wird man Vorstandsassistenz?
Ein vorgeschriebener Weg besteht nicht. Häufig ist ein Studium der Betriebswirtschaft, der Versicherungs- oder Wirtschaftswissenschaft, der Wirtschaftsmathematik, des Wirtschaftsrechts oder der Wirtschaftsinformatik, gern verbunden mit einem dualen Studium oder Praktika im eigenen Haus, weil Kenntnis der internen Abläufe ein wesentlicher Teil des Werts der Stelle ist. Der zweite verbreitete Weg führt aus der Fachlichkeit: Ausbildung zum Kaufmann für Versicherungen und Finanzanlagen, darauf der Fachwirt oder Versicherungsbetriebswirt, mehrere Jahre im Innendienst, im Controlling, im Aktuariat oder im Vertrieb und dann der Wechsel in die Stabsarbeit. Verlangt werden sichere schriftliche Ausdrucksfähigkeit, Sicherheit in Zahlen und Präsentationen, Diskretion und die Fähigkeit, sich in fremde Fachgebiete schnell einzuarbeiten. Besetzt wird meist über interne Auswahlverfahren, und die Stelle ist in vielen Häusern von vornherein auf zwei bis drei Jahre angelegt.
Was der Beruf verlangt
Die Taktung ist hoch und wird von außen bestimmt. Sitzungstermine liegen fest, und die Vorlage muss fertig sein, auch wenn der Fachbereich sie zwei Tage vorher liefert, weshalb Abende und Wochenenden vor Gremienterminen zum Normalfall gehören. Die Themen wechseln schnell und ohne Einarbeitungszeit, und die Erwartung ist, in kurzer Zeit einen belastbaren Überblick zu gewinnen, ohne Fachmann zu sein. Vertraulichkeit ist eine dauernde Anforderung, weil Personalien, Beteiligungen, Kapitalthemen und Aufsichtsvorgänge über den Schreibtisch laufen; das schafft Distanz zu früheren Kollegen. Eigene Entscheidungsbefugnis gibt es kaum, Wirkung entsteht nur über das Vorstandsmitglied, dessen Vertrauen die Stelle trägt, und Kritik von Führungskräften richtet sich gelegentlich an die Person, die die Nachfrage überbringt. Die Nähe zur Spitze macht die Position außerdem abhängig von einem Menschen: Wechselt das Ressort oder das Vorstandsmitglied, endet die Aufgabe oft mit.
Aussichten
Als Sprungbrett ist die Stelle einer der wirksamsten Wege in Verantwortung, weil sie in kurzer Zeit einen Überblick über das ganze Haus, Sichtbarkeit bei den Entscheidern und ein Netzwerk quer durch die Bereiche verschafft. Der übliche Anschluss ist eine Fach- oder Führungsaufgabe: Referatsleitung, Teamleitung, Leitung eines Projekts oder einer Stabsstelle, Übernahme einer Abteilung im Betrieb, im Controlling, im Vertrieb oder in der Unternehmensentwicklung. Wer bleibt, wächst in die Leitung des Vorstandsstabs oder der Unternehmensentwicklung. Bestehen bleibt die Stelle auch, weil Regulierung, Berichtspflichten und Gremienarbeit in der Assekuranz zunehmen und Vorstände Kapazität für Aufbereitung brauchen. Ein Risiko liegt in der Sichtbarkeit des Anschlusses: Wer nach der Zeit im Stab keine Linienaufgabe findet, gilt schnell als jemand, der Vorlagen schreibt statt Verantwortung zu tragen.
