Wer zu Hause arbeitet, sitzt irgendwann vor der Frage, wer den Stuhl, den zweiten Monitor und den Strom bezahlt. Die Antwort fällt unterschiedlich aus, je nachdem, welche Frage genau gemeint ist – und genau hier entsteht der meiste Ärger.
Es sind drei Fragen, und sie haben drei verschiedene Adressaten: Muss der Arbeitgeber ausstatten? Muss er laufende Kosten erstatten? Und was lässt sich am Jahresende über die Steuererklärung zurückholen? Dieser Text trennt sie. Er ist eine Orientierung und weder Rechts- noch Steuerberatung.
Telearbeitsplatz oder mobiles Arbeiten
Die erste Frage entscheidet sich an einer Unterscheidung, die im Alltag kaum jemand trifft, rechtlich aber alles trägt.
Ein Telearbeitsplatz im Sinne von § 2 Absatz 7 Arbeitsstättenverordnung ist ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Beschäftigten, für den die wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung vereinbart sind. Entscheidend ist der zweite Teil der Definition: Ein Telearbeitsplatz ist erst dann eingerichtet, wenn die Bedingungen vertraglich festgelegt sind und der Arbeitgeber die benötigte Ausstattung mit Mobiliar und Arbeitsmitteln bereitgestellt und installiert hat.
Die Ausstattung ist also nicht eine Folge des Telearbeitsplatzes, sondern Teil seiner Definition. Wo kein Mobiliar gestellt wurde, gibt es keinen Telearbeitsplatz – und damit auch nicht die Pflichten, die daran hängen.
Mobiles Arbeiten ist der Regelfall in den meisten Betrieben: gelegentlich oder überwiegend zu Hause, am Küchentisch, im Zug, ohne festen eingerichteten Platz. Für diese Form enthält die Arbeitsstättenverordnung keine Ausstattungspflicht. Was gilt, steht dann im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag – und wenn dort nichts steht, gilt wenig.
Die Unterscheidung ist keine Formalie. Sie entscheidet auch darüber, welche Pflichten sonst noch gelten: Ein Telearbeitsplatz ist eine Arbeitsstätte mit allem, was dazugehört, bis hin zur Frage, ob und wann jemand die Wohnung betreten darf, um ihn zu prüfen. Deshalb richten viele Betriebe bewusst keine Telearbeitsplätze ein, sondern vereinbaren mobiles Arbeiten. Wer wissen will, was für ihn gilt, sieht in die Vereinbarung und nicht auf das Wort, das im Betrieb dafür benutzt wird.
Unabhängig davon stellt der Arbeitgeber die Arbeitsmittel im engeren Sinn: Laptop, Software, Diensthandy, Zugänge. Das ist keine Großzügigkeit, sondern die Voraussetzung dafür, dass die geschuldete Arbeit überhaupt erbracht werden kann.
Was das für Stuhl und Tisch bedeutet
Beim Telearbeitsplatz gehören Schreibtisch und Bürostuhl zur Ausstattung; für den Platz gelten außerdem die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze aus dem Anhang der Arbeitsstättenverordnung. Beim mobilen Arbeiten schuldet der Arbeitgeber nichts davon.
Das heißt nicht, dass er sich nicht kümmern muss. Die Gefährdungsbeurteilung und die Fürsorgepflicht gelten auch für Arbeit außerhalb des Betriebs; viele Unternehmen leiten daraus ein Budget oder einen Katalog ab, aus dem bestellt werden kann. Ein durchsetzbarer Anspruch auf einen bestimmten Stuhl folgt daraus aber nicht.
Wenn Sie selbst kaufen, kaufen Sie in dieser Reihenfolge: erst den Stuhl, dann die Tischhöhe, dann den Monitor. Worauf es dabei ankommt, steht in Bürostuhl kaufen und Schreibtisch: Maße und Höhe; wie der Platz insgesamt aussehen sollte, in Homeoffice einrichten.
Strom, Heizung, Miete
Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der laufenden Kosten gibt es nicht. Kein Paragraf sagt, dass der Arbeitgeber anteilig Strom oder Warmwasser zu zahlen hätte, und kein Gericht hat daraus eine allgemeine Regel gemacht.
Diskutiert wird ein Aufwendungsersatz in entsprechender Anwendung von § 670 BGB: Wer im Interesse eines anderen Aufwendungen macht, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, kann Ersatz verlangen. Auf das Arbeitsverhältnis übertragen ist das nicht ausgeschlossen, aber es ist strittig, im Einzelfall zu prüfen und in der Praxis schwer zu beziffern. Wer darauf baut, sollte wissen, dass er sich auf eine Rechtsfrage stützt und nicht auf einen klaren Anspruch.
Etwas anders liegt es bei Telefon und Internet, weil sich der berufliche Anteil hier zumindest schätzen lässt. Erstattet der Arbeitgeber diesen Anteil, kann er das lohnsteuerfrei tun; die Finanzverwaltung lässt dafür auch eine Pauschale von 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro im Monat, zu. Auch das ist eine Verwaltungsregelung und kein Anspruch – sie sagt, wie erstattet werden darf, nicht dass erstattet werden muss.
Belastbar ist nur, was vereinbart ist. Üblich sind Pauschalen je Homeoffice-Tag oder je Monat, geregelt in einer Betriebsvereinbarung. Wo es eine solche Regelung nicht gibt, gehört die Pauschale dorthin, wo auch über Urlaubstage und Zuschüsse gesprochen wird: in das Gespräch, in dem Sie Ihr Gehalt verhandeln. Ein Ausstattungsbudget ist ein Vergütungsbestandteil, auch wenn es nicht so heißt.
Die Steuer: drei Wege, die sich nicht addieren
Was der Arbeitgeber nicht zahlt, lässt sich unter Umständen steuerlich geltend machen. Alle Beträge in diesem Abschnitt sind Stand der Erstellung dieses Textes; Steuerrecht ändert sich, und die Werte sind für das jeweilige Veranlagungsjahr zu prüfen. Das hier ist keine Steuerberatung.
| Weg | Betrag | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Tagespauschale | 6 Euro je Tag, höchstens 1.260 Euro im Jahr | an diesem Tag überwiegend zu Hause gearbeitet |
| Arbeitszimmer, pauschal | 1.260 Euro im Jahr | häusliches Arbeitszimmer ist Mittelpunkt der gesamten Betätigung |
| Arbeitszimmer, tatsächlich | anteilige Raumkosten | dieselbe Voraussetzung, mit Nachweis |
Die Tagespauschale verlangt kein eigenes Zimmer. Sie steht auch dem zu, der am Esstisch arbeitet. Gezählt werden die Tage, an denen die Tätigkeit überwiegend in der Wohnung ausgeübt wurde; der Höchstbetrag entspricht 210 solchen Tagen.
Das häusliche Arbeitszimmer ist der engere Weg. Es setzt einen büromäßig eingerichteten, nahezu ausschließlich beruflich genutzten Raum voraus – eine Arbeitsecke im Wohnzimmer genügt nicht – und es wirkt nur, wenn dieser Raum den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet. Wer drei Tage zu Hause und zwei Tage im Betrieb arbeitet, erfüllt das in aller Regel nicht.
Wer die Voraussetzungen erfüllt, hat die Wahl zwischen der Jahrespauschale und dem Nachweis der tatsächlichen anteiligen Kosten aus Miete, Nebenkosten, Strom und Renovierung. Die Pauschale spart die Rechnerei, der Nachweis lohnt bei hoher Miete.
Arbeitsmittel sind ein eigener Posten
Schreibtisch, Bürostuhl, Monitor, Tastatur, Schreibtischlampe: Was Sie selbst kaufen und beruflich nutzen, sind Arbeitsmittel und damit Werbungskosten. Sie sind neben der Tagespauschale abziehbar und werden von ihr nicht abgegolten – anders als die anteilige Miete.
Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto Anschaffungskosten lassen sich sofort im Jahr der Anschaffung ansetzen. Teurere Anschaffungen werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Für Computerhardware und Software lässt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu; das ist eine Verwaltungsregelung, kein Gesetz.
Ein Punkt, der oft übersehen wird: Werbungskosten wirken sich erst aus, soweit sie den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen. Wer nur einen Stuhl für 300 Euro kauft und sonst nichts geltend macht, spart in der Regel nichts. Heben Sie die Belege trotzdem auf.
Zuschuss oder Überlassung – das ist nicht dasselbe
Der Unterschied entscheidet über die Lohnabrechnung. Zahlt der Arbeitgeber Ihnen Geld für einen Stuhl, den Sie kaufen und behalten, ist das in aller Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn: Vom Zuschuss bleibt nach Steuern und Beiträgen weniger übrig, als auf dem Papier steht. Überlässt er Ihnen dagegen ein Gerät oder ein Möbelstück zur Nutzung und bleibt Eigentümer, ist das kein Arbeitslohn; für betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte ist selbst die private Mitbenutzung nach § 3 Nummer 45 Einkommensteuergesetz steuerfrei.
Für Sie heißt das: Fragen Sie nach der Überlassung, bevor Sie nach dem Zuschuss fragen. Für den Betrieb ist der Unterschied oft gering, für Ihr Netto nicht.
Vor dem Kauf klären
Drei Punkte gehören schriftlich geklärt, bevor irgendetwas bestellt wird. Erstens: Wem gehört das Gerät? Zweitens: Was passiert damit beim Ausscheiden oder bei einer Rückkehr in den Betrieb – Rückgabe, Ablöse, Verbleib? Drittens: Wer trägt Reparatur, Versicherung und Transport?
Wer diese drei Fragen vor dem Kauf stellt, wirkt nicht kleinlich, sondern erspart beiden Seiten den Streit am Ende. Und wer bei einer Bewerbung auf offene Stellen auf Homeoffice angewiesen ist, stellt sie am besten schon dann – die Antwort zeigt, ob es im Betrieb eine Regelung gibt oder nur eine Praxis.
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