Wer ein Arbeitsverhältnis beendet, hat Anspruch auf ein Zeugnis. Das steht in § 109 der Gewerbeordnung (GewO); für Dienstverhältnisse außerhalb des Gewerbes findet sich die entsprechende Regelung in § 630 BGB, für Auszubildende in § 16 des Berufsbildungsgesetzes.
Das Gesetz unterscheidet zwei Formen. Das einfache Zeugnis enthält Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis erstreckt sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten – es muss ausdrücklich verlangt werden. Verlangen Sie es: Ein einfaches Zeugnis wird von Personalverantwortlichen häufig als Hinweis darauf gelesen, dass die Beurteilung nicht gut ausgefallen wäre.
Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 109 Abs. 3 GewO); eine PDF-Datei per E-Mail erfüllt den Anspruch also nicht, auch wenn sie in der Praxis oft zusätzlich verschickt wird.
Der Widerspruch, aus dem alles folgt
Zwei Grundsätze prägen das Zeugnisrecht, und sie stehen gegeneinander: Ein Zeugnis muss wahr sein, und es muss wohlwollend formuliert sein, also das weitere Fortkommen nicht unnötig erschweren.
Aus diesem Widerspruch ist die bekannte Zeugnissprache entstanden. Sie sagt nichts Negatives, aber sie sagt Positives in abgestuften Graden – und die Abstufung ist die eigentliche Aussage.
Deshalb bestimmt § 109 Abs. 2 GewO ausdrücklich, dass ein Zeugnis keine Merkmale oder Formulierungen enthalten darf, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Geheime Zeichen sind unzulässig. Die abgestufte Wortwahl ist damit nicht verboten – sie ist gerade nicht geheim, sondern allgemein bekannt.
Der Aufbau
Ein vollständiges qualifiziertes Zeugnis folgt fast immer derselben Gliederung:
- Kopf und Einleitung: Firmenpapier, Name, Geburtsdatum, Beschäftigungszeitraum, Positionsbezeichnung.
- Aufgabenbeschreibung: was Sie getan haben, möglichst vollständig und in der Reihenfolge der Wichtigkeit.
- Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg – und die zusammenfassende Zufriedenheitsformel.
- Verhaltensbeurteilung: gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, gegebenenfalls Kunden und Vermittlern.
- Beendigung: Grund oder zumindest die Angabe, auf wessen Veranlassung.
- Schlussformel: Dank, Bedauern, gute Wünsche.
Fehlt einer dieser Teile, ist das die erste Stelle, an der Sie hinsehen sollten. Eine fehlende Leistungsbeurteilung macht aus dem qualifizierten Zeugnis ein einfaches. Eine unvollständige Aufgabenbeschreibung entwertet das Dokument für jede spätere Bewerbung.
Die Zufriedenheitsformel
Der wichtigste Satz steht am Ende der Leistungsbeurteilung. Zwei Wörter entscheiden über die Note: das steigernde Adjektiv (voll, vollst) und die Angabe der Beständigkeit (stets, jederzeit).
| Formulierung | Übliche Lesart |
|---|---|
| stets zu unserer vollsten Zufriedenheit | sehr gut |
| zu unserer vollsten Zufriedenheit / stets zu unserer vollen Zufriedenheit | gut |
| zu unserer vollen Zufriedenheit | befriedigend |
| stets zu unserer Zufriedenheit | ausreichend |
| zu unserer Zufriedenheit | mangelhaft |
| hat sich bemüht, die Aufgaben zu erfüllen | ungenügend |
Diese Zuordnung ist die in der Praxis verbreitete Lesart und keine gesetzliche Notenskala. Gerichte behandeln sie nicht als starren Code, sondern beurteilen das Zeugnis im Ganzen. Für die Einordnung des eigenen Zeugnisses ist sie trotzdem der brauchbarste Maßstab, weil Personalverantwortliche es genauso lesen.
Was in ein Zeugnis der Versicherungswirtschaft gehört
Die Aufgabenbeschreibung ist der Teil, der über den Wert des Dokuments entscheidet, und in dieser Branche hat sie eine eigene Pflichtliste. Prüfen Sie den Entwurf darauf, ob er enthält:
- Die Sparten. Kraftfahrt, Sach, Haftpflicht, Unfall, Rechtsschutz, Transport, technische Versicherungen, Leben, Kranken, betriebliche Altersversorgung. Ein Zeugnis, das nur von "Bearbeitung von Versicherungsvorgängen" spricht, taugt für keine Bewerbung.
- Die Vollmacht. Regulierungs-, Zeichnungs- oder Anerkenntnisvollmacht und ihre Höhe. Das ist die genaueste Angabe zur Verantwortung, die es in der Sachbearbeitung gibt.
- Die Kundengruppe. Privatkunden, Gewerbe, Industrie, Firmenkunden, Makler, Vertriebspartner.
- Die Systeme. Bestandsführung, Schadensystem, Tarifierung, Vergleichsrechner, Maklerverwaltung.
- Die Sachkunde. Sachkundeprüfung, Registereintragung, erfüllte Weiterbildungspflicht nach IDD, besuchte Fachlehrgänge. In der Vermittlung ist das mehr als eine Fortbildungszeile – es ist die Voraussetzung der Tätigkeit.
- Zusatzfunktionen mit aufsichtsrechtlichem Bezug: Mitarbeit in einer Schlüsselfunktion nach dem VAG, Aufgaben im Beschwerdemanagement, in der Geldwäscheprävention, im Datenschutz.
Was hier fehlt, fehlt dauerhaft. Das Zeugnis lässt sich Jahre später nicht mehr sinnvoll nachbessern, weil niemand mehr da ist, der es beurteilen könnte.
Weitere Signale
Aussagen im Konjunktiv oder mit Einschränkung. "Sie bemühte sich", "er versuchte", "im Rahmen ihrer Möglichkeiten" – das sind Abwertungen.
Betonung von Selbstverständlichkeiten. Wenn bei einer Sachbearbeiterin die Pünktlichkeit hervorgehoben wird oder bei einem Vermittler die Ehrlichkeit, ist das kein Lob, sondern der Hinweis darauf, dass Wichtigeres nicht gelobt werden konnte. Besonders heikel ist dieser Punkt in einer Branche, die mit fremdem Geld umgeht: Ein ausdrücklich betonter "einwandfreier Umgang mit anvertrauten Vermögenswerten" wird von erfahrenen Lesern als Warnsignal und nicht als Auszeichnung gelesen.
Auslassungen. Wenn eine zentrale Aufgabe in der Aufgabenbeschreibung fehlt oder eine der Personengruppen in der Verhaltensbeurteilung nicht vorkommt, ist das eine Aussage. Fehlt bei einer Stelle im Vertrieb oder in der Maklerbetreuung das Verhalten gegenüber Kunden und Vertriebspartnern, fällt das jedem Leser auf.
Die Reihenfolge in der Verhaltensbeurteilung. Üblich ist die Nennung der Vorgesetzten zuerst. Eine abweichende Reihenfolge wird in der Praxis als Hinweis gelesen; zwingend ist das nicht.
Der Beendigungssatz. "Er verlässt uns auf eigenen Wunsch" ist neutral. Fehlt die Angabe ganz, bleibt offen, wer gekündigt hat – was Fragen auslöst.
Die Schlussformel. Dank, Bedauern und gute Wünsche sind üblich. Auf sie besteht nach gefestigter Rechtsprechung allerdings kein Anspruch; ihr Fehlen lässt sich also nicht ohne Weiteres einklagen. Als Signal wird es dennoch gelesen.
Das Datum. Das Zeugnis trägt das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ein deutlich späteres Datum legt nahe, dass um das Dokument gestritten wurde.
Was Sie verlangen können
Ein Zwischenzeugnis. Bei einem berechtigten Anlass – Wechsel des Vorgesetzten, Umstrukturierung, Bestandsmigration, Verschmelzung zweier Gesellschaften, eigene Bewerbung, Elternzeit – ist ein Zwischenzeugnis üblich. Es ist gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt, wird aber in der Praxis regelmäßig erteilt. In einer Branche, in der Häuser fusionieren und Abteilungen zusammengelegt werden, ist es die beste Absicherung gegen ein Endzeugnis, das später von jemandem geschrieben wird, der Sie nie erlebt hat.
Berichtigung. Ist das Zeugnis unrichtig oder unvollständig, können Sie Berichtigung verlangen. Die Beweislast ist geteilt: Für eine unterdurchschnittliche Beurteilung muss der Arbeitgeber die Gründe darlegen; wer eine überdurchschnittliche Beurteilung verlangt, muss die Tatsachen dafür vortragen.
Zeitlich handeln. Ansprüche unterliegen der Verjährung, und in vielen Arbeits- und Tarifverträgen gelten zusätzlich Ausschlussfristen, die deutlich kürzer sind – teilweise wenige Monate. Der Manteltarifvertrag des privaten Versicherungsgewerbes enthält ebenfalls Fristen für die Geltendmachung von Ansprüchen; wer sein Zeugnis erst ein Jahr später liest, kann eine Berichtigung praktisch verloren haben.
Ob eine Formulierung im Einzelfall zu beanstanden ist, hängt vom gesamten Zeugnis ab. Dieser Text ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung; bei einem strittigen Zeugnis helfen eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht oder die Rechtsberatung der Gewerkschaft weiter.
In der Praxis
Bitten Sie um das Zeugnis, sobald die Beendigung feststeht, und nicht erst am letzten Arbeitstag. In vielen Häusern schreiben die direkten Vorgesetzten den Entwurf – solange sie noch dort sind und sich erinnern, wird das Ergebnis besser.
Häufig wird Ihnen angeboten, einen Entwurf selbst zu schreiben. Nehmen Sie das an. Ein Entwurf, der die Sparten, die Vollmachten und die Systeme vollständig und in der richtigen Gewichtung enthält, wird selten grundlegend geändert.
Lesen Sie das fertige Dokument dann in Ruhe: die Aufgabenbeschreibung auf Vollständigkeit, die Zufriedenheitsformel Wort für Wort, die Verhaltensbeurteilung auf fehlende Gruppen, den Schluss. Und legen Sie es ab, wo Sie es wiederfinden – bei der nächsten Bewerbung wird danach gefragt, und die Formulierungen daraus gehören nicht in den Lebenslauf, sondern in die Anlage.
Wie lange das Arbeitsverhältnis bis zum Zeugnis überhaupt noch läuft, entscheidet die Kündigungsfrist: siehe Kündigung und Kündigungsfristen.
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