Die Entgeltabrechnung lesen: Zeile für Zeile

Zwischen dem Bruttobetrag oben auf der Abrechnung und dem Betrag, der auf dem Konto ankommt, stehen ein Dutzend Zeilen mit Abkürzungen. Dieser Text erklärt, was dort passiert, in welcher Reihenfolge gerechnet wird und woran Sie erkennen, dass etwas nicht stimmt.

Beitragssätze, Grenzwerte und Freibeträge nennt er bewusst nicht. Sie werden jedes Jahr neu festgesetzt, und eine Zahl aus einem Ratgeber ist im Zweifel die Zahl des Vorjahres. Die geltenden Werte stehen in der Abrechnung selbst und bei der Krankenkasse. Was sich kaum ändert, ist die Mechanik – und um die geht es hier.

Sie haben einen Anspruch auf die Abrechnung

Nach § 108 Gewerbeordnung ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Textform heißt: Papier oder Datei, eine Unterschrift ist nicht nötig, eine mündliche Auskunft genügt nicht.

Was darin stehen muss, ist ebenfalls geregelt: der Abrechnungszeitraum, die Zusammensetzung des Entgelts sowie Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen. Die Einzelheiten regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung, weshalb die Abrechnungen verschiedener Betriebe einander ähneln.

Die Pflicht entfällt nur, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine Angaben geändert haben (§ 108 Abs. 2 GewO). Wer über Monate keine Abrechnung bekommt, kann sie verlangen.

Brutto, Netto und die zwei Bemessungsgrundlagen

Das Gesamtbrutto ist die Summe aus Grundentgelt, Zulagen, Sachbezügen, variablen Bestandteilen und Sonderzahlungen. Es ist die Zahl, über die verhandelt wird, wenn Sie über Gehalt sprechen – und die einzige, die zwischen zwei Arbeitsverhältnissen vergleichbar ist.

Aus dem Gesamtbrutto werden zwei getrennte Bemessungsgrundlagen gebildet: ein Steuerbrutto und ein Sozialversicherungsbrutto. Sie fallen auseinander, sobald Bestandteile enthalten sind, die steuerfrei, aber beitragspflichtig sind oder umgekehrt. Zwei Fälle kommen in dieser Branche regelmäßig vor: Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung aus Entgeltumwandlung, die bis zu bestimmten Grenzen steuer- und beitragsfrei bleiben, und – bei Häusern mit erweiterten Servicezeiten und Rufbereitschaft – steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit. Wie die funktionieren, steht in Zulagen, Provision und Bonus.

Von diesen beiden Größen werden Steuern und Beiträge unabhängig voneinander berechnet – nicht nacheinander. Erst danach folgt das Netto, und erst darunter stehen die Posten, die mit der Abrechnung selbst nichts zu tun haben: Vorschüsse, vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen, Beiträge zur Kantine, Prämien für eigene Verträge zu Mitarbeiterkonditionen.

Die Steuern

Die Lohnsteuer ist keine eigene Steuerart, sondern eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Der Arbeitgeber behält sie ein und führt sie ab; er haftet dafür, dass der Abzug richtig ist. Die dafür nötigen Merkmale – Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession – ruft er elektronisch beim Finanzamt ab.

Der Solidaritätszuschlag wird seit 2021 nur noch oberhalb einer hohen Freigrenze erhoben. Bei der großen Mehrheit der Beschäftigten steht in dieser Zeile eine Null oder gar nichts mehr.

Kirchensteuer zahlt nur, wer Mitglied einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft ist. Bemessungsgrundlage ist nicht das Gehalt, sondern die Lohnsteuer; der Prozentsatz richtet sich nach dem Bundesland.

Die Sozialversicherung: vier Zweige

Die Beiträge gehen an vier Zweige: Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Der Grundsatz lautet, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sie je zur Hälfte tragen. Auf der Abrechnung sehen Sie deshalb regelmäßig zwei Spalten – Ihren Anteil und den des Betriebs.

Von diesem Grundsatz gibt es drei Abweichungen, die man kennen sollte.

Erstens erhebt jede Krankenkasse zusätzlich zum allgemeinen Beitragssatz einen kassenindividuellen Zusatzbeitrag. Er unterscheidet sich von Kasse zu Kasse und wird ebenfalls hälftig getragen. Ein Kassenwechsel ist deshalb eine der wenigen Stellschrauben am Netto, die Sie allein bedienen können.

Zweitens zahlen Kinderlose in der Pflegeversicherung ab einem bestimmten Alter einen Zuschlag, den sie allein tragen. Umgekehrt wird die Zahl der Kinder seit 2023 berücksichtigt: Wer mehrere Kinder unter 25 Jahren hat, zahlt einen geringeren Beitrag. In Sachsen ist der Arbeitnehmeranteil in der Pflegeversicherung höher als anderswo, weil dort ein Feiertag erhalten blieb.

Drittens gibt es Umlagen für Entgeltfortzahlung, Mutterschutz und Insolvenzgeld. Die trägt der Arbeitgeber allein. Sie erscheinen auf der Abrechnung, mindern Ihr Netto aber nicht.

Zwei Gruppen weichen vom Bild der zwei gleichen Spalten ab. Wer privat krankenversichert ist, zahlt seinen Beitrag selbst und erhält vom Arbeitgeber einen Zuschuss, der auf der Abrechnung gesondert ausgewiesen wird – in der Assekuranz kein Randfall, weil viele Beschäftigte oberhalb der Versicherungspflichtgrenze verdienen und weil Krankenversicherer eigene Mitarbeitertarife anbieten. Und wer im Übergangsbereich oberhalb der Minijob-Grenze verdient, trägt einen verringerten Arbeitnehmeranteil, der mit steigendem Entgelt anwächst, bis die volle Hälfte erreicht ist.

Eingezogen wird alles als ein Gesamtsozialversicherungsbeitrag über die Krankenkasse, die als Einzugsstelle die Beiträge auf die Zweige verteilt.

Die Beitragsbemessungsgrenze als Deckel

Sozialversicherungsbeiträge werden nicht vom gesamten Entgelt erhoben, sondern nur bis zu einer Grenze. Was darüber liegt, bleibt beitragsfrei. Es gibt zwei solcher Grenzen – eine für Kranken- und Pflegeversicherung, eine höhere für Renten- und Arbeitslosenversicherung –, und beide werden jährlich neu festgesetzt.

Praktisch hat das zwei Folgen. Wer die Grenze überschreitet, dessen Netto wächst ab diesem Punkt schneller als das Brutto. Und in der Rentenversicherung bringt Entgelt oberhalb der Grenze keine zusätzlichen Ansprüche mehr.

Nicht zu verwechseln damit ist die Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung. Sie ist eine andere Zahl und entscheidet nicht über die Höhe des Beitrags, sondern darüber, ob jemand die gesetzliche Krankenversicherung verlassen darf. Wer diese Entscheidung erwägt, sollte wissen, dass der Weg zurück im Erwerbsleben nur unter engen Voraussetzungen offensteht – eine Auskunft, die man in dieser Branche zwar täglich gibt, in eigener Sache aber ebenso gründlich prüfen sollte.

Was in der Assekuranz zusätzlich auf der Abrechnung steht

Vier Posten, die in tarifgebundenen Häusern der Versicherungswirtschaft die Regel sind und ein Angebot erheblich verändern können.

Die Sonderzahlung. Eine jährliche Sonderzahlung ist in der Branche verbreitet. Sie erscheint in dem Monat, in dem sie fließt, und wird steuerlich als sonstiger Bezug behandelt – deshalb ist der Abzug in diesem Monat prozentual höher als sonst. Das ist kein Fehler, sondern die Jahresberechnung, die die Steuererklärung wieder glattzieht.

Die betriebliche Altersversorgung. Die Assekuranz versorgt ihre eigenen Beschäftigten traditionell gut, und ein arbeitgeberfinanzierter Baustein steht in vielen Häusern neben der Entgeltumwandlung. Bei der Entgeltumwandlung wandeln Sie Bruttoentgelt in einen Versorgungsbeitrag; das mindert Steuer und Beiträge, mindert aber auch die Bemessungsgrundlage für Rente, Kranken- und Arbeitslosengeld. Zu einer Umwandlung aus Entgelt muss der Arbeitgeber nach dem Betriebsrentengesetz einen Zuschuss leisten, soweit er Sozialversicherungsbeiträge einspart. Wie hoch Ihr Baustein ist und welchen Durchführungsweg Ihr Haus nutzt, steht in der Versorgungszusage und nicht auf der Abrechnung.

Mitarbeiterkonditionen. Vergünstigte eigene Versicherungsverträge sind ein geldwerter Vorteil. Für Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber selbst am Markt anbietet, sieht das Einkommensteuergesetz einen jährlichen Rabattfreibetrag vor; was darüber hinausgeht, ist steuer- und beitragspflichtig. Deshalb taucht der Vorteil im Brutto auf und wird unten wieder abgezogen.

Variable Vergütung. Bonus, Erfolgsbeteiligung, im Vertrieb Provision. Sie werden im Monat der Auszahlung abgerechnet und wie die Sonderzahlung als sonstiger Bezug versteuert. Im Vertrieb kommt die Stornoreserve dazu: ein einbehaltener Teil der Provision, der als Sicherheit für spätere Rückforderungen dient. Prüfen Sie, ob Ihre Abrechnung deren Stand ausweist – wenn nicht, verlangen Sie eine gesonderte Aufstellung.

Steuerklassen verteilen, sie sparen nicht

Die Steuerklasse bestimmt, wie viel Lohnsteuer monatlich einbehalten wird. Sie bestimmt nicht, wie viel Steuer am Ende geschuldet ist. Die Jahressteuer hängt am Jahreseinkommen, und die Steuererklärung rechnet ab, was im Laufe des Jahres zu viel oder zu wenig einbehalten wurde.

Bei Ehepaaren und eingetragenen Lebenspartnerschaften verschiebt die Kombination III/V die Last zugunsten des höheren Einkommens; die Kombination IV/IV mit Faktor verteilt sie realistischer. Beide Kombinationen führen zur Pflicht, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Wer nebenher ein zweites Arbeitsverhältnis hat, wird dort nach Klasse VI abgerechnet, in der kaum Freibeträge berücksichtigt sind.

Eine echte Wirkung hat die Steuerklasse trotzdem, und zwar dort, wo Leistungen am Nettoentgelt hängen: Elterngeld, Krankengeld, Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld. Wer eine solche Lage absehen kann, prüft die Klasse rechtzeitig; ein Wechsel ist mehrmals im Jahr möglich. Gespart wird durch die Steuerklasse nichts. Verschoben schon.

Geldwerter Vorteil

Was der Betrieb nicht in Geld, sondern in Sachen zuwendet, wird wie Entgelt behandelt. Auf der Abrechnung sieht das ungewohnt aus: Der Wert erhöht erst das Steuer- und Sozialversicherungsbrutto und wird danach vom Netto wieder abgezogen, weil er ja nicht ausgezahlt wurde.

Der bekannteste Fall ist der Dienstwagen mit privater Nutzung – im Außendienst dieser Branche der Regelfall und nach dem Gehalt der größte Posten. Sein Wert wird pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung angesetzt oder per Fahrtenbuch nachgewiesen, für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten ermäßigte Ansätze. Hinzu kommt ein weiterer Betrag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Wer viel dienstlich und wenig privat fährt, fährt mit einem Fahrtenbuch oft besser als mit der Pauschale.

Anders liegt es beim Jobticket: Zuschüsse zum öffentlichen Nahverkehr sind nach § 3 Nr. 15 Einkommensteuergesetz steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden – dafür mindern sie die Entfernungspauschale in der Steuererklärung. Auch Geräte und Möbel für das häusliche Arbeiten werden unterschiedlich behandelt, je nachdem, ob sie überlassen oder übereignet werden; die Unterschiede stehen in wer die Homeoffice-Ausstattung zahlt.

Wenn etwas falsch ist

Rechnen Sie zuerst nach: Stundenzahl, Zulagen, Krankheits- und Urlaubstage, Sonderzahlungen, im Vertrieb die Provisionsabrechnung Vorgang für Vorgang. Die meisten Abweichungen entstehen bei variablen Bestandteilen, nicht beim Grundentgelt.

Melden Sie den Fehler dann schriftlich der Personalabteilung oder der Entgeltabrechnung und setzen Sie eine Frist. Das ist keine Förmelei, sondern Fristwahrung: Fast alle Arbeits- und Tarifverträge enthalten Ausschlussfristen, nach denen Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Zeit geltend gemacht werden. Üblich sind drei Monate ab Fälligkeit, oft zweistufig – erst gegenüber dem Arbeitgeber, danach vor Gericht. Kürzer als drei Monate darf eine solche Frist nach der Rechtsprechung nicht sein, und der Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn verfällt gar nicht.

Fehlt eine Ausschlussfrist, bleibt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren nach § 195 BGB, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Bei falsch abgeführten Sozialversicherungsbeiträgen ist die Krankenkasse als Einzugsstelle die richtige Adresse; ob Ihre Beiträge in der Rentenversicherung angekommen sind, zeigt der Versicherungsverlauf. Eine Ausschlussfrist fragt nicht, wer recht hat.

Was Sie aufheben sollten

Heben Sie die Abrechnungen auf – für die Rentenversicherung, für Anträge auf Elterngeld oder Wohngeld und für jede Bank. Die Lohnsteuerbescheinigung kommt einmal jährlich zu Beginn des Folgejahres und fasst zusammen, was Sie für die Steuererklärung brauchen. Die Versorgungszusage zur betrieblichen Altersversorgung gehört in denselben Ordner; sie wird Jahrzehnte später gebraucht und liegt dann bei keinem Arbeitgeber mehr griffbereit.

Und lesen Sie die Abrechnung, bevor Sie über Ihr Gehalt verhandeln. Wer weiß, welcher Anteil seines Bruttos aus variablen Bestandteilen besteht, vergleicht ein Angebot anders – und stellt bei den offenen Stellenangeboten die Frage nach der Aufteilung, bevor er über eine Zahl spricht.